Każda firma posiada większe lub mniejsze archiwum, w którym przechowywane są różnego rodzaju dokumenty. Z czasem gromadzi się ich tak wiele, że ciężko zapanować nad ładem i porządkiem. Jak zatem dbać o archiwum, aby nie dopuścić do tego typu sytuacji? Podpowiadamy!

Grunt to odpowiednia klasyfikacja

Podstawą w zarządzaniu firmowym archiwum jest prawidłowa klasyfikacja dokumentów. Po pierwsze należy zainwestować w stosowne regały z miejscem na szczegółowe opisy poszczególnych segmentów akt. Po drugie konieczne będzie przygotowanie specjalnych teczek i kartonów, które także należy sklasyfikować i odpowiednio opisać. W dalszej kolejności niezbędne będzie stworzenie skrupulatnego katalogu, dzięki czemu każda zainteresowana osoba będzie w stanie szybko i sprawnie odnaleźć w archiwum potrzebny dokument. Takie zbiory powinny być bowiem nie tylko zabezpieczone i dobrze ułożone, ale również użyteczne dla wszystkich pracowników firmy.

Praktyczna forma dokumentów

Aby w firmowym archiwum panował ład i porządek, warto mieć na uwadze kilka kwestii już na etapie samego przygotowywania dokumentów. Mamy tu na myśli przede wszystkim ich praktyczną formę. Jeśli np. tworzona jest umowa, być może dobrym pomysłem będzie jej skrócenie lub nieznaczne zmniejszenie czcionki, co przełoży się zmniejszenie objętości danego dokumentu. W tym celu warto zdecydować się na wdrożenie microsoft 365 lub innego bliźniaczego oprogramowania, które wyposażone jest w specjalne funkcje ułatwiające podobne działania. Wystarczy ograniczyć ilość stron w 100 dokumentach, aby zwolnić jedną szufladę w archiwum!

Archiwa cyfrowe to przyszłość

Gdy dokumentów zacznie przybywać, a przestrzeń archiwum konsekwentnie się zmniejszać, warto zastanowić się nad niezwykle innowacyjnym, ale zdecydowanie praktycznym rozwiązaniem. To nic innego, jak digitalizacja dokumentów, czyli przenoszenie klasycznych wersji akt do komputera i przygotowywanie ich cyfrowych wersji. Dzięki temu w wielu przypadkach nie ma konieczności zachowywania klasycznej wersji danego dokumentu, ponieważ wersja elektroniczna w zupełności wystarczy. Oczywiście niektóre akta muszą zachować swoją pierwotną formę, jednak w każdej firmie są również takie dokumenty, które spokojnie można przenieść do komputera.

Odnalezienie się w archiwum dokumentów młodej firmy nie stanowi problemów. Sytuacja jednak zmienia się z czasem, gdy akt przybywa. Z tego powodu zdecydowanie warto regularnie dbać o przestrzeń archiwum, na czym z pewnością skorzystają wszyscy pracownicy przedsiebiorstwa.